alle markten
MKB

MKB

Documentmanagement oplossingen voor het MKB

Voordelen van een documentmanagementsysteem voor het MKB

Als gegevens goed worden beheerd, opgeslagen en geanalyseerd, spelen deze vaak een belangrijke rol in het succes van MKB bedrijven. Het is echter niet genoeg om toegang te hebben tot de juiste documenten of datasets. Ze moeten op de juiste manier gescand, opgeslagen en beheerd worden om waarde te leveren en uiteindelijk de winst van MKB bedrijven te verhogen. Dat is waar documentmanagementoplossingen in het spel komen. Voor het MKB zijn er dan ook verschillende voordelen voor het gebruik van een documentmanagementsysteem.

Het digitaal maken van fysieke documenten automatiseren

Door de software genaamd "Optical Character Recognition" (OCR) stelt het de machines in staat tekst te herkennen van digitale afbeeldingen of documenten. De documenten die door de machines worden gescand worden hierdoor leesbaar gemaakt en geadministreerd. Hierbij wordt de geregistreerde informatie opgeslagen op de harde schijven van de machines.  Dit stelt onze klanten in staat om deze eerste fysieke documenten, doorzoekbaar te maken met PDF’s.

Hoge productiesnelheid

Bedrijven in het MKB printen en kopiëren over het algemeen veel op een dag. Hierom is het belang van een hoge productiesnelheid van printers en kopieermachines erg belangrijk. Hoe sneller een opdracht klaar is, des te efficiënter de taken rondom deze documenten kunnen worden uitgevoerd. Bij andere machines kan een eerste print of kopie wel een minuut duren. De A-merk machines van ZoSnelPrinten zorgen ervoor dat de eerste print of kopie altijd snel uit de machine komt. Door dit proces efficiënter te laten verlopen, zorgen de machines van ZoSnelPrinten voor een sneller intern proces. Door het voorkomen dat taken rondom het printen of kopiëren lang duren, worden dagelijks meerdere momenten van stilstand in werkzaamheden geëlimineerd.

Informatiebeveiliging met beveiligde harde schijven

Printers en kopieermachines worden over het algemeen minder goed beveiligd dan laptops en computers. Dit terwijl cybercriminelen wel degelijk deze machines kunnen hacken. Vaker dan u denkt zijn printers en kopieermachines het doelwit van ‘hackers’, omdat deze het laagste beveiligingsniveau van bedrijven hebben. Door de printers en kopieermachines te hacken kan  gevoelige informatie worden buitgemaakt. Omdat de harde schijven van de machines van ZoSnelPrinten encrypties bevatten, wordt waardevolle informatie die door uw printers of kopieermachines gaan, beveiligd tegen deze cybercriminelen.

MKB
MKB

Inbranden van fysieke documenten

Tegenwoordig wordt nog veel met fysieke documenten in mappen gewerkt. Door vervaging van de gedrukte tekst, verliezen documenten na een aantal jaar de kwaliteit en zijn hierdoor niet meer leesbaar. De machines van hoogwaardige kwaliteit van ZoSnelPrinten branden documenten goed in. Hierdoor behouden de documenten de benodigde kwaliteit en zijn tot wel 10 jaar goed leesbaar.

Contractovername

Wanneer MKB bedrijven momenteel nog aan een contract van een huidige leverancier zijn verbonden, geven wij deze bedrijven de mogelijkheid om het contract over te nemen voorafgaand aan de nieuwe samenwerking met ZoSnelPrinten. Bij de contractovername wordt gekeken of het haalbaar is een goedkoper contract aan te bieden, zonder het inleveren van de kwaliteit van uw documentmanagement oplossing. Hiermee helpen wij MKB bedrijven in hun financiele situatie met onze financiele middelen. 

Monitoring van printverbruik door documentmanagement

Het monitoren van het printverbruik stelt bedrijven in het MKB in staat om inzicht te geven in de kosten en printvolumes. Deze optie heet ‘Remote Care’. Door een kastje op de achterkant van de printers en kopieermachines te plaatsen, worden de printvolumes automatisch gemonitord. Ook stelt het ons als serviceprovider op de achtergrond in staat om u in uw behoeftes te voorzien. Door een signaal te sturen wanneer er nog 10% toner resterend is in de machine, kunnen wij deze direct opsturen, zonder extra controles of contactmomenten.

Kostenbesparing door de juiste documentmanagement

Dat een goed documentmanagementsysteem voor kostenbesparing kan zorgen voor MKB bedrijven, heeft verschillende redenen.

  • Documenten die u elektronisch ontvangt, hoeven niet meer te worden afgedrukt, waardoor de afdrukkosten dalen.
  • wanneer u nog fysieke documenten ontvangt, kunt u deze met onze machines scannen, elektronisch opslaan en als mogelijk weggooien. Dit zal u ook kosten besparen. Dit omdat u minder opslagruimte nodig heeft voor grote archiefkasten.
  • Door de beveiligde harde schijven van de machines van ZoSnelPrinten, bespaart u kosten op beveiliging en herstelkosten bij calamiteiten.
  • Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan het opslaan, opvragen en delen van documenten. Taken die met een handmatig op papier gebaseerd systeem minuten of uren duurden, nemen met een digitaal documentmanagementsysteem seconden in beslag.

Bent u benieuwd wat de mogelijkheden zijn met een documentmanagementsysteem voor uw bedrijf? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op en bespreek de mogelijkheden met één van onze experts.

Wij kunnen niet wachten ú ook te helpen!

Home - Markten - MKB

Andere markten
bekijk het overzicht >