Advocatuur

Documentmanagement voor digitalisering

Advocatenkantoren gebruiken veel papier en maken vaak nog gebruik van een zogeheten ‘paper desk’. Het digitaliseren van de hele (papieren) geschiedenis van het kantoor kan een overweldigende taak zijn, vooral als het kantoor al een tijdje actief is. De nadruk moet daarom liggen op het verminderen van de hoeveelheid fysieke informatie en het digitaliseren van oudere documentatie alleen wanneer deze wordt 'aangeraakt' in het kader van de normale bedrijfsuitoefening.

Hoewel het voor advocatenkantoren moeilijk is om een echt papierloos kantoor te bereiken, kunnen zij met goed document management en passende printers en kopieermachines, veel minder papier gebruiken. Dit kan door gebruik te maken van de beschikbare technologie om papieren documenten om te zetten in elektronische bestanden. De kopieermachines van ZoSnelPrinten zijn uitgerust met software die onze klanten in staat stelt om bestanden doorzoekbaar te maken met PDF’s. Het is een technologie die tekst herkent in een digitale afbeeldingen of document. De software kan worden gebruikt om een fysiek papieren document of een afbeelding om te zetten in een toegankelijke elektronische versie met tekst.

Dit betekent dat als een document wordt gescand, deze leesbaar wordt gemaakt en wordt geadministreerd. Hiermee wordt het voor onze klanten minder nodig om grote bedragen te investeren in automatisering. In de geleverde machines van ZoSnelPrinten is deze administratie namelijk direct ingebouwd. Als naar mate de tijd vordert alle documenten die worden ‘aangeraakt’ automatisch ingescand en geadministreerd worden, digitaliseert uw bedrijf beetje bij beetje.